Ungmennafélag Grindavíkur

Reglur um fjáraflanir

Þar sem allar fjáraflanir og meðferð fjármuna eru á ábyrgð aðalstjórnar UMFG og stjórnar viðkomandi deildar er nauðsynlegt að vel sé vandað til ákvarðana um fjáraflanir, iðkendur og forráðamenn þeirra séu vel upplýstir um fyrirhugað verkefni, kostnað og áætlaðar fjáraflanir sem ætlað er að standa straum af kostnaði og skýrar reglur gildi um meðferð fjármuna.


Sérstaklega skal gætt að því að óheimilt er að binda fjárskuldbindingar í nafni félagsins eða deilda þess, nema fyrir liggi samþykki viðkomandi stjórnar og ef deild eða unglingaráð leggur fjármagn til verkefnisins skal vera gert ráð fyrir því í fjárhagsáætlun eða með sérstakri fjáröflun.


Óheimilt er að taka upp fjáröflun sem hefð er fyrir að annar aðili innan félagsins stundi, nema með samþykki hans. Þetta ákvæði á þó ekki við um sölustarfsemi til almennings, áheita sem tengjast viðkomandi íþróttagrein eða útgáfustarfsemi. Komi upp vafi hér um skal leita úrskurðar aðalstjórnar UMFG
Ofangreindu til viðbótar gilda eftirfarandi vinnureglur:

 

  1. Fjáraflanir einstakra hópa skulu vera á vegum viðkomandi foreldraráðs eða iðkenda sjálfra, ef þeir eru 18 ára eða eldri. Áður en ráðist er í fjáröflun skal viðkomandi hópur eða foreldraráð ákveða hvaða einstaklingar eru ábyrgðarmenn fjáröflunarinnar og skulu þeir koma fram fyrir hönd hópsins.
  2. Áður en ráðist er í fjáröflun á vegum félagsins eða einstakra hópa innan félagsins skal liggja fyrir samþykki viðkomandi stjórnar, þ.e. aðalstjórnar, stjórnar viðkomandi deildar eða unglingaráðs eftir því sem við á. 
  3. Samhliða samþykki stjórnar deildar eða unglingaráðs skal liggja fyrir hvort og þá að hve miklu leyti deildin eða unglingaráðið leggur fjármagn til viðkomandi verkefnis, svo sem með því að kosta þjálfara og/eða fararstjóra.
  4. Allir einstaklingar sem afla fjár til starfsemi UMFG, deilda þess, unglingaráða eða hópa skulu við fjáraflanir alltaf vera merktir félaginu og gefa upplýsingar fyrir hvern og til hvaða verkefnis fjárins er aflað.
  5. Ábyrgðarmaður fjáröflunar skal tilkynna til skrifstofu UMFG um fyrirhugaða fjáröflun, hvers eðlis hún er og hvenær hún mun fara fram.
  6. Allir reikningar skulu skráðir á viðkomandi aðila innan UMFG, þ.e. aðalstjórn, deild eða unglingaráð og skal gjaldkeri þess aðila hafa yfirumsjóm með meðferð fjármuna, bókhaldi og uppgjöri sem skal vera hluti af ársreikningi viðkomandi aðila.
  7. Áður en endanleg ákvörðun er tekin um verkefni og fjáröflun skal liggja fyrir skrifleg skuldbinding viðkomandi einstaklings eða forráðamanns hans um heimild til ferðarinnar og um greiðslu kostnaðar. Í slíkri skuldbindingu skal koma fram endanleg tímasetning og áætlaður kostnaður á hvern einstakling. Þar skal einnig koma fram ef viðvera foreldra eða annars ábyrgðarmanns er forsenda fyrir að viðkomandi iðkandi geti tekið þátt í verkefninu, og þá skuldbinding þar að lútandi.
  8. Sé um ferð að ræða skal liggja fyrir hverjir verða ábyrgðarmenn hópsins, fararstjórar, þjálfarar og aðrir sem bera ábyrgð á hópnum frá upphafi til loka ferðar. 
  9. Fyrirfram skal liggja fyrir hvernig ágóða af fjáröflun verði varið, þar á meðal hvort ágóði rennur í sameiginlegan sjóð og/eða verði merktur viðkomandi einstaklingi. 
  10. Fjáröflun á vegum UMFG, deilda eða einstakra hópa innan félagsins miðast við að standa straum af beinum kostnaði vegna viðkomandi viðburðar, svo sem beinum ferða- og dvalarkostnaði, ásamt kostnaði við þátttöku í viðburðum sem skipulagðir eru sem hluti af viðkomandi ferð. Þannig er ekki gert ráð fyrir að þátttakendur geti með fjáröflun í nafni félagsins aflað sér fjármuna umfram beinan kostnað. 
  11. Meginreglan er að einstaklingar geta ekki fengið endurgreitt það sem safnast hefur þótt viðkomandi hætti við að taka þátt í þeim viðburði sem safnað er fyrir. Í slíkum tilvikum rennur fé sem merkt var viðkomandi einstaklingi í sameiginlegan sjóð. Heimilt er að gera undantekningar ef upp koma óvænt atvik, svo sem veikindi eða meiðsli sem koma í veg fyrir að viðkomandi geti tekið þátt í viðburðinum. Undantekning þessi á þá eingöngu við um þann hluta sem frá upphafi var sérmerktur viðkomandi einstakling og skal hljóta samþykki gjaldkera viðkomandi unglingaráðs, deildarstjórnar eða aðalstjórnar, eftir því sem við á.


Ábyrgðarmenn fjáröflunar geta sótt um undanþágur frá reglum þessum. Aðalstjórn er heimilt að veita undanþágur að fengnum meðmælum viðkomandi deildar og unglingaráðs ef við á. Aðalstjórn getur hafnað beiðni eða samþykkt hana að uppfylltum þeim skilyrðum sem hún metur nauðsynleg.